タスク管理と時間管理のツール紹介

2011.03.10

(2011年3月10日メルマガより)


■今回は、戦略の話ではありません。戦術、行動、そのためのツールに関す
る話です。

ノウハウ的な話はあまり好きではないんですけどね。今回は、こういうテー
マを選んでしまいました。

すみませんm(_ _)m

■私たち経営コンサルタントの使命は企業の業績を上げることです。いくら
いい話をして感銘を与えたとしても、業績が上がらなければ意味がない。

コンサルタントとはそういう存在です。

私のような営業に関するコンサルティングを行う者は「営業生産性(一人当
たりの営業利益)」を上げることを目標指標にしていることが多いのではな
いでしょうか。

私はそうですね。

■営業生産性を上げるためにはどうすればいいのか。

大雑把な言い方ですが、下記の3つを上げることが必要です。

(1)インプットを増やす。

(2)アウトプット÷インプットの割合を増やす。

(3)インプットから、アウトプットまでの時間を縮める。

ここでいうインプット、アウトプットとは、営業のプロセスに呼応しています。

インプットとは、例えば、顧客からの引き合いの数。問い合わせの数。テレ
アポの数。訪問顧客数など。

アウトプットとは、例えば、契約数。契約金額。契約金額における利益額な
どを指しています。

私はよく野球の例を出すのですが、打席数(インプット)、安打数(アウト
プット)といえば分かりますかね。

■SMP(戦略・管理・実践)における方向性の決定や、計画管理、実践ノ
ウハウなどは、主に、インプットとアウトプットを増やすことを目的として
います。

(1)どうすれば、より多くの顧客から声をかけてもらえるか?あるいは、
こちらから声をかけることができるのか?

(2)どうすれば、声をかけた顧客の悩みを正確に掴んで、的確な提案をし
て、最終的な契約に結びつけることができるか?

営業担当者でなくても、ビジネスをする者なら、こうしたことを考えない人
はいませんよね。

この命題に悩んでいるからこそ、このメルマガをいつも読んでいただいてい
るのだと思います。

■ただ(3)の時間を短縮する、という命題にも、営業に関わる者は応えて
いかなければなりません。

特に、マネージャークラスの方々は、チームの生産性に責任を負っているの
ですから、無頓着ではいられないはずです。

ところが、実際には、省みられていないのが現状ではないかと思います。

少なくとも、私は自分の経験から言うのですが、多くの営業担当者は、イン
プットとアウトプットの管理には熱心ですが、時間短縮については、総務部
の仕事だ、ぐらいに思っているように見受けられます。

しかし、営業生産性を上げることに対する時間の問題は非常に大きな影響を
持っていることは分かっていただけるでしょう。

■どうすればインプットからアウトプットの時間を短縮することができるのか?

もっともこれはデリケートな問題です。

時間短縮に努めよ!なんて乱暴な指示を出してしまうと、これまで3回訪問
していた営業活動を1回で終わらせようなどと考える営業が増えるかも知れ
ません。

はじめて訪問した顧客に、いきなり契約書を見せて、商品説明を始めるなん
てことをやりだしたら、アウトプット率の低下に直結してしまうでしょう。

もちろん、これまでの営業のやり方を見直して、無駄を省くという作業は、
やるべきですが、これは抜本的で大がかりな改革に属するものです。

まさに私のような専門家を入れないとできない作業です。

■営業担当者が、今すぐにできることと言えば、自分が行っている作業の中
で、アウトプットに直結している部分を増やして、直結していない部分を減
らしていくということになります。

シンプルで大雑把に言ってしまうと、顧客と会う時間を増やして、会ってい
ない時間を減らすという原則を忠実に守ることに他なりません。

■顧客と会っている時間のパフォーマンスを上げるということは重要ですが、
今日のテーマではないので省きます。

今日、とりあげたいのは、顧客と会っていない時の時間をどう過ごすかとい
う問題です。

■実感でいうと、営業は、雑用との戦いです。

緊急のクレーム処理。債権管理。日報の記入。会議に出席。研修の報告書作
成。スケジュール作成。顧客へのアポとり。顧客に持っていくためのツール
類の整備。

顧客のところにいって、ヒアリングとプレゼンテーションだけやることがで
きれば、そりゃー実績も上がるわな、という愚痴が聞こえてくるようです。

だから、逆にいうと、営業が実績を上げるには、顧客に会っていない時間を
どう過ごすかが鍵になっているといっても過言ではありません。

■言い換えれば、営業に行く前の準備の時間をどう過ごすのか?

偉そうに言っておりますが、実をいうと私も、この部分が苦手です。

私の場合も、コンサルティングやセミナーを行ったり、営業活動を行ったり
している「現場」の時間以外は、基本的には事務所で、準備の時間を過ごし
ています。

コンサルタントとは「準備業」だと言っていいぐらい、準備には時間がかか
ります。

私の場合、講演や研修の際には、レジュメを毎回作りこむものですから、尚
更時間がかかります。

本当は、こんなメルマガを書いている場合ではないんですね^^;嘘です。

■だから、昔から、事務所にいる時間をどう過ごすかは、大きなテーマでした。

というのも、やることが多すぎて、何から手をつけていいか分からない。そ
のうち、やる気がなくなって、緊急のもの以外は、やらなくなってしまいます。

いわゆる仕事に追われる状態です。

これは危険です。私のような独立者は、一歩先、半歩先のことを常に考えて
いなければ、生き延びることができません。仕事に追われているうちに、ふ
と気づくと、将来の種がない、という場面はこれまで何度も何度もありました。

実際に、多忙な時期が過ぎて、急に暇になって慌てて営業に走るという場面
も何度もあります。あまり言いたくありませんけどね^^;

要するに「現場」と「緊急対応」だけしていたら、未来はないということです。

■これを避けるために、私が必要だと思っているのが「タスク管理」と
「時間管理」です。

タスク管理とは、やるべき仕事を分類整理し、どの順番でいつまでにやるの
かを管理することです。

時間管理とは、仕事にかける時間の期限とバランスを管理することです。

やらなければならないことは分かっているのですが、どうすればきちんと回
すことが出来るのかは、まだ見つかっていません。

手帳にタスクを書き込んだり、壁にポストイットをベタベタ貼り付けたり、
グーグルカレンダーのアラート機能を使ったり。私もいろいろやったのです
けどね。なかなか答えが見つかりません。

と、思っていたら、最近(ここ2週間ぐらい)のやり方がうまく回っています。
今日は、嬉しがって、その方法を、いきなりここに書いてみたいと思います^^

■私が今、タスク管理に使っているのは「エバーノート」というパソコンや
iPhoneでも使用できるソフトです。

「ドロップボックス」と並ぶクラウドコンピューティングのツールとして、
知る人ぞ知る、有名なソフトですね。

これは、思いついたメモや書類や写真やwebサイトの頁などをインターネッ
ト上に記録しておくための便利なツールとして知られています。

無料で会員になれば、月60メガバイトまで容量を使うことができます。

例えば、もらった名刺をiPhoneで写メして、エバーノートに入れておくと、
当の名刺を失くしてしまったとしても、いつでも取り出してみることができ
ます。

そうなんですね。このエバーノートの大きな特徴が、検索機能の凄さです。
写真の中の文字を読み取って、検索してくれるのです。

■この検索機能を前提にすると、基本的に紙の記録は不要になります。私は、
自分に届いた郵送物や資料、あるいは参考にしたい新聞記事の切り抜きなど
は、すべてスキャンして、エバーノートに取り込むようにしています。

紙の資料ぐらい、不要な時にそこにあり、必要な時にどこに行ったか分から
なくなるものはありませんからね。

かといってきっちりとファイルして閉じる作業は面倒だし、場所をとります。

たまに眺めてインスピレーションを得るような資料なら、紙ベースで持って
おいても意味はあるかも知れませんが、必要な時に確認するための資料に、
ファイルしておく作業と場所をとるぐらいなら、エバーノートに取り込んで、
元の紙は捨ててしまった方がずっといいでしょう。

ちなみに私は年間45ドル払ってプレミアム会員になっていますから、月に
1ギガまで取り込むことができます。動画を取り込まなければ、1ギガあれ
ば、大抵のものは記録できますよ。

■まあ、これも偉そうに言っていますが、実際にその威力を知ったのは、今
年になってからです。

それまではプレミアム会員になったくせにあまり使っていませんでした。

というのも、名刺を1枚1枚iPhoneで撮影するのが結構面倒なのと、郵送物
をスキャンするのに時間がかかって、やってられるかーーという気持ちがあ
ったからです。

理屈は分かるけど、現実的には難しいよねーーと思っていました。

ところが、今年になって知ったのですが、今のスキャナーって、高機能なん
ですね。

私は、富士通の「SCANSNAP」というスキャナーを購入したのですが、これは
まさに神ですよ。

この値段にして、A4サイズ以下の書類は表裏瞬時とも思えるスピードでス
キャンしていって、自動でエバーノートに取り込んでくれるのです。(設定
が必要です)

このSCANSNAPとエバーノートは、セットで使用すると威力100倍です。

こうして、取り込んだ資料は、パソコンがある環境ではもちろん、iPhoneや
iPad、アンドロイド携帯でも、検索して見ることができるので「事務所で資
料を確認しなければ分かりません」ということがなくなるわけです。

■熱く語ってしまいましたね^^;でも、今回の主眼はタスク管理です。

エバーノートの特徴は、どこでも記録できるという手軽さです。

パソコンやiPhoneにアプリをダウンロードしていれば、思いついたことをい
つでも書き留めておくことができます。iPhoneならば、音声メモを保存する
こともできます。

また会員登録すると、メールアドレスをもらえます。そこにメールすると自
動的にエバーノートに記録されます。

だから、通常の携帯電話しか使えない状況でも、思いついたことをメールし
ておけばエバーノートは記録してくれます。

だから「お客さんが来週までにやってくれと言ったな」とか「このアイデア
は面白いな」ということがあれば、とりあえず、メモしてエバーノートにメ
ールしておけばいいわけです。

■そうしておいて、パソコンでエバーノートを開けば、メモが溜まっている
はずです。

エバーノートには、そうしたメモを保存しておく「ノートブック」というも
のを作成する機能があります。これは「ファイルボックス」のようなもので
すね。

私は、パソコンに座ると、そのメモを「すぐにやる」「後からやる」「将来
やる」「既に終わった」というノートブックに振り分けるようにしています。

「すぐにやる」は今日中です。これが終わらなければ帰れません。終わった
ものは「既に終わった」に移動させます。

「後からやる」は一週間以内ぐらい。毎日確認して、すぐにやるに移動させ
ることも必要です。

「将来やる」は、多分、ずっとやらないことです^^;でも、ここに将来の
メシの種があるかも知れませんので、たまに覗きます。

基本的に「すぐにやる」というところをケアしておけば、致命的なことには
ならないような仕組みです。

私はこの他にも「将来の目標」というノートブックを作って、そこに、10
年後、5年後、1年後の目標を記録しています。

ちなみに名刺とか郵送物とかは「資料」というノートブックに整理せずに置
いています。検索機能がしっかりしているので、整理不要ですからね。

■これは便利ですよ。私のように脳の機能が低下してきている人間にとって
は、エバーノートがタスクを覚えてくれているわけですから、有難い限りです。

いわゆる取りこぼしがなくなります。

タスクを一覧にしていないと、えらい仕事が溜まっているような気になるか
も知れませんが、客観的に眺めてみると、終わりがあることが理解できます。

これは精神衛生としていいですね。結局タスクは、1こ1こ潰していかなけ
ればならない運命だということが分りますから。

夕方、事務所に帰ってきて「何からやればいいんやーー」と頭を抱える傾向
のある営業マンはぜひこの方法を試してみてください。

■ただし、これだけでは、目の前の仕事を片付けるということに過ぎません。

忙しいと思っているようでも、実は、バランスを欠いた作業に終始している
かも知れません。

そこで、ぜひ活用していただきたいもう一つの神アプリが「aTimeLogger」
です。これはもしかしたらiPhone版だけしかないのかな?

これは、現在進行形の作業の時間を記録するというものすごく単純な機能を
もったアプリです。

登録されている「仕事」とか「勉強」とか「食事」とかのボタンを押せば、
記録を開始して、もう一度押せば記録をストップしてくれます。

何分間、食事をしたか、勉強したかということが一目で分る仕掛けです。

何がいいかというと、ボタンの修正や追加が自由自在なんですね。だから
「メルマガを執筆する」とか「セミナーレジュメを作る」という項目を新た
に作って記録することができます。

もともとは生活全般の行動を記録するためのアプリですが、私は、事務所に
いる時間しか動かしません。

事務所での時間を管理することが目的だからです。

■例えば、事務所に着いたらすぐに「雑用」のボタンを押します。窓をあけ
て空気を入れ替えたり、掃除機をかけたり、水をポットに入れたりする時間
です。

それが終われば「行動管理」のボタンを押します。今日、何をすべきかを確
認する時間です。

やることが決まれば「仕事A」や「仕事B」のボタンを押します。仕事にと
りかかるわけです。

この方法の何がいいかというと、すぐに気持ちを「仕事A」に向かわせるこ
とができます。ボタンを押した以上、気持ちがそこへ向かいます。

これがなければ、意思の弱い私は、きっとメールチェックして、ついでにイ
ンターネットを覗いて、お茶を飲んで、とダラダラした時間を少なからず過
ごしてしまいますから。

疲れたら「休憩」のボタンを押します。何分休憩したかが分るので便利です。

さらに「ダラダラ過ごす」というボタンも作りました。何もやる気が起きな
い時は、このボタンを押すわけです。どうせダラダラするなら開き直ってや
れ、というわけですな。

ただし、その日の終わりにチェックをすると「ダラダラ」の時間がこんなに
多かったのかーーー!と驚愕することになります。

自分がいかに生産性の低い人間だということを思い知りました(;_;)

■この「仕事A」「仕事B」というのは、その人の業務によって異なります。

私は「メルマガ執筆」や「レジュメ作成」「資料読み込み」などの項目を作
っています。(その他は企業秘密です^^)

この仕事の項目は、自分自身の営業プロセスに対応させなければなりません。

営業プロセスとは、「顧客選択・集客、営業活動、アフターフォロー」の3
段階に分かれていますから、「集客」のための仕事、「営業」活動の準備、
「アフターフォロー」に関する仕事の項目を作っておくのです。

前にも書いたと思いますが、営業プロセスは全てをバランスよくやっていか
なければなりません。

営業活動だけやっていてもダメですし、集客だけでも結果に結びつきません。
バランスをとるというのは案外難しいものですから、客観的に捉える必要が
あります。

aTimeLoggerを使えば、そのバランスが一目瞭然に分ります。一週間や1ヶ
月まとめて円グラフで表示することが可能なので、今週はアフターフォロー
の仕事をやっていなかったとか、数値として判断できるわけです。

■個人として忘れていけないのは「目標を見直す」ボタンを作っておくこと
です。

忙しいとつい今のことだけになってしまいますが、ボタンがそこにあると気
になってしまいますから^^

一ヶ月で、一度も目標のボタンを押していないとすると、それは危険です。

一週間に一度は、目標を確認し、それが思った通りに機能しているかどうか
を確認しなければなりません。

■いやあ。このaTimeLoggerの威力は絶大ですよ。何よりも、自分の生産性
を目の当たりにすることから始めましょう^^

ちなみに本日、メルマガ執筆にかけている時間は2時間30分です。今日だ
けでこれですから、いかに時間をかけているかをご理解ください^^

■「エバーノート」と「aTimeLogger」こんな素晴らしいものが世の中にあ
ったとは。

私は自分でこのやり方を極めて、次にはクライアントの営業組織の生産性向
上のために使いたいと思っています。

これを使えば絶対できますよ。コストもほとんどかかりませんしね。

嬉しがってここに発表した次第です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■上には書きませんでしたが、私は「ドロップボックス」も使っています。

これは無料で2ギガの容量のスペースをインターネット上にもらえるという
サービスです。(有料版は50ギガ)

これも神アプリですね。

インターネットにつなげる状況さえあれば、どのパソコンからでも、iPhone
からでも、ファイルを取り出すことができるわけですから。

私のような、パソコンを複数の場所に置いて使っている人間にとって、なく
てはならない存在です。

昔は、わざわざハードディスクを持ち歩いていたのが、悪夢のようです。

時代は進化してますね^^

(2011年3月10日メルマガより)


■今回は、戦略の話ではありません。戦術、行動、そのためのツールに関す
る話です。

ノウハウ的な話はあまり好きではないんですけどね。今回は、こういうテー
マを選んでしまいました。

すみませんm(_ _)m

■私たち経営コンサルタントの使命は企業の業績を上げることです。いくら
いい話をして感銘を与えたとしても、業績が上がらなければ意味がない。

コンサルタントとはそういう存在です。

私のような営業に関するコンサルティングを行う者は「営業生産性(一人当
たりの営業利益)」を上げることを目標指標にしていることが多いのではな
いでしょうか。

私はそうですね。

■営業生産性を上げるためにはどうすればいいのか。

大雑把な言い方ですが、下記の3つを上げることが必要です。

(1)インプットを増やす。

(2)アウトプット÷インプットの割合を増やす。

(3)インプットから、アウトプットまでの時間を縮める。

ここでいうインプット、アウトプットとは、営業のプロセスに呼応しています。

インプットとは、例えば、顧客からの引き合いの数。問い合わせの数。テレ
アポの数。訪問顧客数など。

アウトプットとは、例えば、契約数。契約金額。契約金額における利益額な
どを指しています。

私はよく野球の例を出すのですが、打席数(インプット)、安打数(アウト
プット)といえば分かりますかね。

■SMP(戦略・管理・実践)における方向性の決定や、計画管理、実践ノ
ウハウなどは、主に、インプットとアウトプットを増やすことを目的として
います。

(1)どうすれば、より多くの顧客から声をかけてもらえるか?あるいは、
こちらから声をかけることができるのか?

(2)どうすれば、声をかけた顧客の悩みを正確に掴んで、的確な提案をし
て、最終的な契約に結びつけることができるか?

営業担当者でなくても、ビジネスをする者なら、こうしたことを考えない人
はいませんよね。

この命題に悩んでいるからこそ、このメルマガをいつも読んでいただいてい
るのだと思います。

■ただ(3)の時間を短縮する、という命題にも、営業に関わる者は応えて
いかなければなりません。

特に、マネージャークラスの方々は、チームの生産性に責任を負っているの
ですから、無頓着ではいられないはずです。

ところが、実際には、省みられていないのが現状ではないかと思います。

少なくとも、私は自分の経験から言うのですが、多くの営業担当者は、イン
プットとアウトプットの管理には熱心ですが、時間短縮については、総務部
の仕事だ、ぐらいに思っているように見受けられます。

しかし、営業生産性を上げることに対する時間の問題は非常に大きな影響を
持っていることは分かっていただけるでしょう。

■どうすればインプットからアウトプットの時間を短縮することができるのか?

もっともこれはデリケートな問題です。

時間短縮に努めよ!なんて乱暴な指示を出してしまうと、これまで3回訪問
していた営業活動を1回で終わらせようなどと考える営業が増えるかも知れ
ません。

はじめて訪問した顧客に、いきなり契約書を見せて、商品説明を始めるなん
てことをやりだしたら、アウトプット率の低下に直結してしまうでしょう。

もちろん、これまでの営業のやり方を見直して、無駄を省くという作業は、
やるべきですが、これは抜本的で大がかりな改革に属するものです。

まさに私のような専門家を入れないとできない作業です。

■営業担当者が、今すぐにできることと言えば、自分が行っている作業の中
で、アウトプットに直結している部分を増やして、直結していない部分を減
らしていくということになります。

シンプルで大雑把に言ってしまうと、顧客と会う時間を増やして、会ってい
ない時間を減らすという原則を忠実に守ることに他なりません。

■顧客と会っている時間のパフォーマンスを上げるということは重要ですが、
今日のテーマではないので省きます。

今日、とりあげたいのは、顧客と会っていない時の時間をどう過ごすかとい
う問題です。

■実感でいうと、営業は、雑用との戦いです。

緊急のクレーム処理。債権管理。日報の記入。会議に出席。研修の報告書作
成。スケジュール作成。顧客へのアポとり。顧客に持っていくためのツール
類の整備。

顧客のところにいって、ヒアリングとプレゼンテーションだけやることがで
きれば、そりゃー実績も上がるわな、という愚痴が聞こえてくるようです。

だから、逆にいうと、営業が実績を上げるには、顧客に会っていない時間を
どう過ごすかが鍵になっているといっても過言ではありません。

■言い換えれば、営業に行く前の準備の時間をどう過ごすのか?

偉そうに言っておりますが、実をいうと私も、この部分が苦手です。

私の場合も、コンサルティングやセミナーを行ったり、営業活動を行ったり
している「現場」の時間以外は、基本的には事務所で、準備の時間を過ごし
ています。

コンサルタントとは「準備業」だと言っていいぐらい、準備には時間がかか
ります。

私の場合、講演や研修の際には、レジュメを毎回作りこむものですから、尚
更時間がかかります。

本当は、こんなメルマガを書いている場合ではないんですね^^;嘘です。

■だから、昔から、事務所にいる時間をどう過ごすかは、大きなテーマでした。

というのも、やることが多すぎて、何から手をつけていいか分からない。そ
のうち、やる気がなくなって、緊急のもの以外は、やらなくなってしまいます。

いわゆる仕事に追われる状態です。

これは危険です。私のような独立者は、一歩先、半歩先のことを常に考えて
いなければ、生き延びることができません。仕事に追われているうちに、ふ
と気づくと、将来の種がない、という場面はこれまで何度も何度もありました。

実際に、多忙な時期が過ぎて、急に暇になって慌てて営業に走るという場面
も何度もあります。あまり言いたくありませんけどね^^;

要するに「現場」と「緊急対応」だけしていたら、未来はないということです。

■これを避けるために、私が必要だと思っているのが「タスク管理」と
「時間管理」です。

タスク管理とは、やるべき仕事を分類整理し、どの順番でいつまでにやるの
かを管理することです。

時間管理とは、仕事にかける時間の期限とバランスを管理することです。

やらなければならないことは分かっているのですが、どうすればきちんと回
すことが出来るのかは、まだ見つかっていません。

手帳にタスクを書き込んだり、壁にポストイットをベタベタ貼り付けたり、
グーグルカレンダーのアラート機能を使ったり。私もいろいろやったのです
けどね。なかなか答えが見つかりません。

と、思っていたら、最近(ここ2週間ぐらい)のやり方がうまく回っています。
今日は、嬉しがって、その方法を、いきなりここに書いてみたいと思います^^

■私が今、タスク管理に使っているのは「エバーノート」というパソコンや
iPhoneでも使用できるソフトです。

「ドロップボックス」と並ぶクラウドコンピューティングのツールとして、
知る人ぞ知る、有名なソフトですね。

これは、思いついたメモや書類や写真やwebサイトの頁などをインターネッ
ト上に記録しておくための便利なツールとして知られています。

無料で会員になれば、月60メガバイトまで容量を使うことができます。

例えば、もらった名刺をiPhoneで写メして、エバーノートに入れておくと、
当の名刺を失くしてしまったとしても、いつでも取り出してみることができ
ます。

そうなんですね。このエバーノートの大きな特徴が、検索機能の凄さです。
写真の中の文字を読み取って、検索してくれるのです。

■この検索機能を前提にすると、基本的に紙の記録は不要になります。私は、
自分に届いた郵送物や資料、あるいは参考にしたい新聞記事の切り抜きなど
は、すべてスキャンして、エバーノートに取り込むようにしています。

紙の資料ぐらい、不要な時にそこにあり、必要な時にどこに行ったか分から
なくなるものはありませんからね。

かといってきっちりとファイルして閉じる作業は面倒だし、場所をとります。

たまに眺めてインスピレーションを得るような資料なら、紙ベースで持って
おいても意味はあるかも知れませんが、必要な時に確認するための資料に、
ファイルしておく作業と場所をとるぐらいなら、エバーノートに取り込んで、
元の紙は捨ててしまった方がずっといいでしょう。

ちなみに私は年間45ドル払ってプレミアム会員になっていますから、月に
1ギガまで取り込むことができます。動画を取り込まなければ、1ギガあれ
ば、大抵のものは記録できますよ。

■まあ、これも偉そうに言っていますが、実際にその威力を知ったのは、今
年になってからです。

それまではプレミアム会員になったくせにあまり使っていませんでした。

というのも、名刺を1枚1枚iPhoneで撮影するのが結構面倒なのと、郵送物
をスキャンするのに時間がかかって、やってられるかーーという気持ちがあ
ったからです。

理屈は分かるけど、現実的には難しいよねーーと思っていました。

ところが、今年になって知ったのですが、今のスキャナーって、高機能なん
ですね。

私は、富士通の「SCANSNAP」というスキャナーを購入したのですが、これは
まさに神ですよ。

この値段にして、A4サイズ以下の書類は表裏瞬時とも思えるスピードでス
キャンしていって、自動でエバーノートに取り込んでくれるのです。(設定
が必要です)

このSCANSNAPとエバーノートは、セットで使用すると威力100倍です。

こうして、取り込んだ資料は、パソコンがある環境ではもちろん、iPhoneや
iPad、アンドロイド携帯でも、検索して見ることができるので「事務所で資
料を確認しなければ分かりません」ということがなくなるわけです。

■熱く語ってしまいましたね^^;でも、今回の主眼はタスク管理です。

エバーノートの特徴は、どこでも記録できるという手軽さです。

パソコンやiPhoneにアプリをダウンロードしていれば、思いついたことをい
つでも書き留めておくことができます。iPhoneならば、音声メモを保存する
こともできます。

また会員登録すると、メールアドレスをもらえます。そこにメールすると自
動的にエバーノートに記録されます。

だから、通常の携帯電話しか使えない状況でも、思いついたことをメールし
ておけばエバーノートは記録してくれます。

だから「お客さんが来週までにやってくれと言ったな」とか「このアイデア
は面白いな」ということがあれば、とりあえず、メモしてエバーノートにメ
ールしておけばいいわけです。

■そうしておいて、パソコンでエバーノートを開けば、メモが溜まっている
はずです。

エバーノートには、そうしたメモを保存しておく「ノートブック」というも
のを作成する機能があります。これは「ファイルボックス」のようなもので
すね。

私は、パソコンに座ると、そのメモを「すぐにやる」「後からやる」「将来
やる」「既に終わった」というノートブックに振り分けるようにしています。

「すぐにやる」は今日中です。これが終わらなければ帰れません。終わった
ものは「既に終わった」に移動させます。

「後からやる」は一週間以内ぐらい。毎日確認して、すぐにやるに移動させ
ることも必要です。

「将来やる」は、多分、ずっとやらないことです^^;でも、ここに将来の
メシの種があるかも知れませんので、たまに覗きます。

基本的に「すぐにやる」というところをケアしておけば、致命的なことには
ならないような仕組みです。

私はこの他にも「将来の目標」というノートブックを作って、そこに、10
年後、5年後、1年後の目標を記録しています。

ちなみに名刺とか郵送物とかは「資料」というノートブックに整理せずに置
いています。検索機能がしっかりしているので、整理不要ですからね。

■これは便利ですよ。私のように脳の機能が低下してきている人間にとって
は、エバーノートがタスクを覚えてくれているわけですから、有難い限りです。

いわゆる取りこぼしがなくなります。

タスクを一覧にしていないと、えらい仕事が溜まっているような気になるか
も知れませんが、客観的に眺めてみると、終わりがあることが理解できます。

これは精神衛生としていいですね。結局タスクは、1こ1こ潰していかなけ
ればならない運命だということが分りますから。

夕方、事務所に帰ってきて「何からやればいいんやーー」と頭を抱える傾向
のある営業マンはぜひこの方法を試してみてください。

■ただし、これだけでは、目の前の仕事を片付けるということに過ぎません。

忙しいと思っているようでも、実は、バランスを欠いた作業に終始している
かも知れません。

そこで、ぜひ活用していただきたいもう一つの神アプリが「aTimeLogger」
です。これはもしかしたらiPhone版だけしかないのかな?

これは、現在進行形の作業の時間を記録するというものすごく単純な機能を
もったアプリです。

登録されている「仕事」とか「勉強」とか「食事」とかのボタンを押せば、
記録を開始して、もう一度押せば記録をストップしてくれます。

何分間、食事をしたか、勉強したかということが一目で分る仕掛けです。

何がいいかというと、ボタンの修正や追加が自由自在なんですね。だから
「メルマガを執筆する」とか「セミナーレジュメを作る」という項目を新た
に作って記録することができます。

もともとは生活全般の行動を記録するためのアプリですが、私は、事務所に
いる時間しか動かしません。

事務所での時間を管理することが目的だからです。

■例えば、事務所に着いたらすぐに「雑用」のボタンを押します。窓をあけ
て空気を入れ替えたり、掃除機をかけたり、水をポットに入れたりする時間
です。

それが終われば「行動管理」のボタンを押します。今日、何をすべきかを確
認する時間です。

やることが決まれば「仕事A」や「仕事B」のボタンを押します。仕事にと
りかかるわけです。

この方法の何がいいかというと、すぐに気持ちを「仕事A」に向かわせるこ
とができます。ボタンを押した以上、気持ちがそこへ向かいます。

これがなければ、意思の弱い私は、きっとメールチェックして、ついでにイ
ンターネットを覗いて、お茶を飲んで、とダラダラした時間を少なからず過
ごしてしまいますから。

疲れたら「休憩」のボタンを押します。何分休憩したかが分るので便利です。

さらに「ダラダラ過ごす」というボタンも作りました。何もやる気が起きな
い時は、このボタンを押すわけです。どうせダラダラするなら開き直ってや
れ、というわけですな。

ただし、その日の終わりにチェックをすると「ダラダラ」の時間がこんなに
多かったのかーーー!と驚愕することになります。

自分がいかに生産性の低い人間だということを思い知りました(;_;)

■この「仕事A」「仕事B」というのは、その人の業務によって異なります。

私は「メルマガ執筆」や「レジュメ作成」「資料読み込み」などの項目を作
っています。(その他は企業秘密です^^)

この仕事の項目は、自分自身の営業プロセスに対応させなければなりません。

営業プロセスとは、「顧客選択・集客、営業活動、アフターフォロー」の3
段階に分かれていますから、「集客」のための仕事、「営業」活動の準備、
「アフターフォロー」に関する仕事の項目を作っておくのです。

前にも書いたと思いますが、営業プロセスは全てをバランスよくやっていか
なければなりません。

営業活動だけやっていてもダメですし、集客だけでも結果に結びつきません。
バランスをとるというのは案外難しいものですから、客観的に捉える必要が
あります。

aTimeLoggerを使えば、そのバランスが一目瞭然に分ります。一週間や1ヶ
月まとめて円グラフで表示することが可能なので、今週はアフターフォロー
の仕事をやっていなかったとか、数値として判断できるわけです。

■個人として忘れていけないのは「目標を見直す」ボタンを作っておくこと
です。

忙しいとつい今のことだけになってしまいますが、ボタンがそこにあると気
になってしまいますから^^

一ヶ月で、一度も目標のボタンを押していないとすると、それは危険です。

一週間に一度は、目標を確認し、それが思った通りに機能しているかどうか
を確認しなければなりません。

■いやあ。このaTimeLoggerの威力は絶大ですよ。何よりも、自分の生産性
を目の当たりにすることから始めましょう^^

ちなみに本日、メルマガ執筆にかけている時間は2時間30分です。今日だ
けでこれですから、いかに時間をかけているかをご理解ください^^

■「エバーノート」と「aTimeLogger」こんな素晴らしいものが世の中にあ
ったとは。

私は自分でこのやり方を極めて、次にはクライアントの営業組織の生産性向
上のために使いたいと思っています。

これを使えば絶対できますよ。コストもほとんどかかりませんしね。

嬉しがってここに発表した次第です。

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■上には書きませんでしたが、私は「ドロップボックス」も使っています。

これは無料で2ギガの容量のスペースをインターネット上にもらえるという
サービスです。(有料版は50ギガ)

これも神アプリですね。

インターネットにつなげる状況さえあれば、どのパソコンからでも、iPhone
からでも、ファイルを取り出すことができるわけですから。

私のような、パソコンを複数の場所に置いて使っている人間にとって、なく
てはならない存在です。

昔は、わざわざハードディスクを持ち歩いていたのが、悪夢のようです。

時代は進化してますね^^

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